Home » News » Feature » Doktor Gustaf: “Kaprodi Adalah Pelayanan”
Rental Mobil Murah di Manado

Doktor Gustaf: “Kaprodi Adalah Pelayanan”

Gustaf Mamangkey, SPi, MSc, PhD

MANADO – Menjadi manajer suatu program studi adalah hal biasa, tapi menjadi luar biasa ketika manajernya adalah alumni dan diminta oleh pimpinan fakultasnya. Jabatan kepercayaan itu pasti diberikan pada orang yang mumpuni apalagi didasari jiwa melayani.  Itulah yang terapresiasi dari seorang dosen lulusan Denmark dan Australia, yang merupakan syamas di GMIM Soalfide  Tinoor Tomohon,  Gustaf Mamangkey, SPi, MSc, PhD.    Berikut catatan dosen alumni Ilmu Kelautan Universitas Sam Ratulangi ini yang hobi makan nasi kuning.

*PENDAHULUAN: MENJADI JEMBATAN*

Bermula pada pertengahan Oktober tahun 2010, Dekan Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan waktu itu mendekati saya di sebuah koridor lantai 2 bangunan fakultas.
Gustaf, apakah anda bersedia membantu saya? Kata Sang Dekan dengan nada meminta. Saya membutuhkan seseorang masuk dalam bagian pelayanan pekerjaan di fakultas untuk menjembatani informasi dan wewenang pelayanan di Program Studi Ilmu Kelautan, tambahnya.

Mengapa saya? Adalah pertanyaan pertama yang dikeluarkan dari mulut saya yang juga merupakan gambaran bahwa saya lebih mengapresiasi orang lain yang memiliki kemampuan lebih dari saya. Sejujurnya, pertanyaan itu juga merupakan gambaran penilaian diri yang masih ragu menghadapi kompleksitas masalah di depan dan meyakini ada yang lebih baik. Merasa belum mampu memang subyektif, karena ini adalah kegiatan manajemen terbesar dan terlama dibandingkan yang selama ini saya pegang. Sebelumnya saya sering terlibat dalam panitia berbagai kegiatan, waktunya paling tinggi satu semester.

Kebanyakan adalah panitia seminar ahli, atau menjadi penanggungjawab ruang komputer dan memberdayakan komputer yang ada untuk mendapatkan income bagi fakultas lewat menunjukkan Tim pengetik Tugas Akhir Mahasiswa.
Pokoknya, saya memilih anda untuk menjadi jembatan yang saya rasa tepat untuk informasi baik dari pimpinan fakultas maupun sebaliknya. Saya pikir juga anda memiliki interaksi yang baik dengan mahasiswa dan alumni. Anda adalah alumni pertama Prodi Ilmu Kelautan yang menjadi Koordinator Prodi Ilmu Kelautan itu sendiri.

Sebelumnya bukan dari Prodi Ilmu Kelautan. Kata sang dekan pelan tapi diartikulasikan dengan tepat dan pasti.
Saya diam agak lama. Memikirkan lagi tentang nilai diri yang masih kurang. Kemudian akhirnya saya menyanggupi: Kalau toh Pak Dekan belum dapat memikirkan orang lain menduduki posisi Korprodi, Saya BERSEDIA.

Terima kasih atas penghargaannya. Padahal sedetikpun tak pernah kubayangkan hasil pembicaraan itu lima menit sebelumnya, karena tak pernah ku dengar desas desus tentang penunjukan saya di hari-hari sebelumnya, saya tak pernah menyangka sang Dekan datang “hanya” untuk membicarakan hal itu. Saya akhirnya mengakuinya, ternyata penunjukan tak perlu formal di dalam ruang rapat, apalagi menentukan seseorang untuk membantu menjalankan program pimpinannya. Di koridor pun bisa.

Ada dua alasan mengapa saya menyanggupi permintaan sang Dekan. Padahal saya memiliki kemerdekaan untuk menolaknya? Alasan pertama adalah: saya meyakini bahwa sebagaimana saya mengapresiasi orang lain lebih baik dari saya, begitu juga semestinya saya bersikap ketika orang lain mengapresiasi saya. Alasan kedua adalah: kita tak pernah mengetahui batas kemampuan ketika kita tak pernah mencoba menerima tantangan yang lebih besar.

Menjadi jembatan dalam pelayanan adalah frasa yang mengandung arti serta tanggungjawab besar bagi saya. Tugas saya sebagai messenger, duta atau jembatan itu sendiri bukan sebagai bos. Dan saya yakin para bos di atas saya juga adalah jembatan. Simpul jembatan yang tak kuat akan merusak pelayanan. Sementara pelayanan akan dibaca sebagai kesediaan diri menjadi pusat lalu lintas kewenangan dan informasi dengan spirit ketulusan.

Walau terkadang sangat susah menyembunyikan wajah ketus karena komunikasi yang tak bersambung baik, geram karena diharuskan mempercepat pelayanan sementara di lain pihak harus menunggu pelayanan jembatan lain yang lambat, atau lelah. Senyum dan ketegasan harus selalu tepat pada tempatnya. Ketegasan harus dibaca sebagai pelayanan keadilan yang tulus dan tidak memihak. Itu tantangannya!

*TINGGAL BERSAMA 10 PROFESOR DAN 30-AN DOKTOR*
Tantangan pertama menjadi Koordinator Program Studi Ilmu Kelautan adalah ketika memimpin rapat pertama kali. Berhadapan dengan para dosen dengan jumlah profesor dan doktor terbanyak di lintas prodi Ilmu Kelautan se Indonesia bukanlah hal yang sederhana. Semua menginginkan terbaik!

Namun pandangan terbaik kadang berseberangan satu sama lain. Apalagi pemikiran ini diolah oleh orang-orang yang kompeten di bidangnya. Semuanya diekspresikan dengan cara yang meyakinkan.

Sehingga dibutuhkan kemampuan dalam menyeimbangkan logika dan emosi. Kebutuhan dalam mengumpulkan informasi dan berdemokrasi mengambil keputusan. Saya tidak pernah meninggalkan rapat tanpa keputusan dan menunda-nunda sampai terjadi kesepakatan. Sementara, waktu pelayanan serba cepat, serba urgen, dan kita tidak akan menghabiskan waktu untuk rapat saja. Dibutuhkan pelayanan yang segera mulai dari pembenahan administrasi internal prodi sampai pada strategi pelayanan Tri Darma: Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.

Bagi saya, kapal harus tetap siap untuk mengarungi laut! Pekerjaan penambalan bisa dilakukan di tengah pelayaran, yang penting mesin dan persediaan bahan bakarnya cukup.
Dalam beberapa rapat perdana, undangan disampaikan secara tertulis lewat surat. Namun, selanjutnya distribusi undangan menggunakan media elektronik yang ada, mulai dari Grup Dosen Prodi Ilmu Kelautan di Facebook sampai pada grup Whatsapp para dosen. Begitu juga dengan mahasiswa. Bahkan mahasiswa sudah menggunakan media sosial seperti Facebook dan Instagram.

Pendekatan teknologi ini akan memberikan tempat pada diskusi personal bila ada masalah yang belum bisa disampaikan lewat forum. Para dosen dipicu untuk mengikuti tren teknologi dan menungganginya sehingga setidaknya dapat mengimbangi kemajuan yang telah dipelajari mahasiswa. Jangan selalu memaksakan dengan cara yang kita dapatkan sepuluh tahun sebelumnya padahal hal itu sudah menjadi umum saat ini.

Dosen harus mampu beradaptasi untuk itu. Demi pelayanan. Memang, untuk saat ini info lewat media susah untuk dipertanggungjawabkan secara administrasi, namun saya yakin ke depan media ini akan lebih dibutuhkan.
Sebagai seorang koordinator, Korprodi memiliki kewenangan menjalankan kegiatan Tri Darma di prodi.

Dalam, kegiatan pelayanan Akademik misalnya, Prodi Ilmu Kelautan lebih mengoptimalkan penggunaan web portal dan media sosial untuk sosialisasi informasi. Perlahan-lahan penggunaan kertas mulai ditinggalkan. Kekecualian saat ini pada undangan ujian tugas akhir: Seminar1, PKL/Magang dan Skripsi.

Masih, dibutuhkan bukti surat yang ditandatangani dan difotokopi. Ke depan, mekanisme ini akan ditata sehingga akan sepenuhnya berbasis web dan email. Syukurlah, pekerjaan ini dibantu dengan update yang baik dari Sistem Informasi Akademik (SIA) yang hanya bisa diakses oleh Korprodi dan pimpinan fakultas (Dekan). Pekerjaan ini membutuhkan penguasaan teknologi yang up-to-date dan kecerdasan pengelolaan infomasi dalam database. SIA akan mempercepat pengambilan infomasi yang dibutuhkan mahasiswa dan tentu saja seluruh sivitas akademika prodi. Kewenangan pengelolaan ini sebetulnya mendapatkan tanggungjawab yang besar.

Tantangan lainnya adalah tentang kewenangan Korprodi yang tidak dapat memberi sanksi langsung bila ada dosen yang tidak melakukan kegiatan perkuliahan, misalnya. Ini adalah tantangan yang paling pelik dalam pelayanan akademik karena harus berhadapan secara personal. Yang membedakan di setiap simpul jembatan (hirarki jabatan) adalah: pemberi sanksi dan bukan pemberi sanksi. Korprodi memiliki posisi yang tidak bisa memberi sanksi sendiri. Sanksi harus (selalu) berdasarkan Rapat Prodi. Tidak ada kewenangan sanksi yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan pemikiran Korprodi itu sendiri.

Sehingga, tantangan utama untuk masalah ini adalah korprodi tidak bisa memutuskan segera, walaupun masalah harus ditangani segera. Padahal, program studi langsung berhadapan dengan bagian pelayanan terdepan kepada mahasiswa.
Tantangan menjadi peluang ketika saya mulai mendapatkan irama pelayanan seiring waktu yang berjalan. Pendekatan persuasif di luar rapat formal seperti yang dilakonkan dekan tempo hari ketika memilih saya memang sangat penting. Bahkan di periode kedua pelayanan di prodi, awalnya juga didekati oleh dekan terpilih.

Pendekatan persuasif ini juga yang saya lakukan. Karena memang tidak bisa kita menyamaratakan cara kita di depan forum dengan kelas usia dan gelar yang berbeda. Pasti ada yang tersinggung bila saya bicara agak tegas walau ada juga yang menganggapnya canda. Dengan demikian, pendekatan persuasif di luar forum untuk pelaksanaan tugas Tri Darma sangat diperlukan.

Contoh paling representatif adalah dalam masa-masa persiapan Akreditasi Prodi. Pertemuan rutin yang dilakukan bisa menjadi mentah lagi bila tidak ditarik garis yang tegas dan pendekatan persuasif. Saya memilih Tim dengan keterwakilan yang baik dan tingkat kerjasama yang tinggi. Walau ada sedikit riak, tapi mereka memiliki misi besar, menyukseskan akreditasi prodi!

Pemahaman ini ini memang perlu dipadukan karena masing-masing memiliki cara dan pemikiran yang dipandangnya paling terbaik. Intensitas pekerjaan dan fluktuasi emosi sering menyatu. Ini terjadi ketika menjelang puncak visitasi. Saya menahan agar jangan sekali-kali mengeluarkan kalimat negasi dan ekspresi cemberut. Berat sekali karena tekanan makin tinggi apalagi di saat melewati tahap verifikasi dokumen oleh asesor.

Kegiatan ini menguras energi yang tinggi ketika harus berhadapan empat mata sambil “ditonton” oleh teman-teman staf. Di lain pihak, saya harus meyakinkan bahwa sinkronisasi kata-kata saya dengan alat bukti harus terpenuhi. Tim harus bergerak cepat menyiapkan bukti-bukti ketika diperlukan. Keputusan yang saya ambil sangat menentukan pergerakan tim.

Kalimat negasi dan ekspresi cemberut tentu saja akan melemahkan semangat mereka. Apalagi kalau sampai menyalahkan mereka. Pada akhirnya, sampai pada tengah malam masa visitasi, dosen, mahasiswa dan alumni tumpah ruah di sekitar lokasi dengan semangatnya. Mereka berpadu dengan semangat yang tak pernah padam. Itulah kebanggaan saya! Kebanggan yang dicapai dengan Nilai tertinggi Akreditasi di UNSRAT: 370 (Terakreditasi A) sejak 30 Mei 2018.

Kebanggaan saya yang lain adalah saat ini dosen Prodi Ilmu Kelautan berhasil berada di antara posisi tertinggi mendapatkan hibah Dikti untuk kegiatan Penelitian dan Pengabdian. Hal ini menunjukkan bahwa gelar yang tinggi bukan untuk disandang, tetapi untuk dibuktikan dan dikembangkan! Lalu lintas informasi riset dan pengabdian cukup tinggi menjejali email dan whatsapp dosen.

Bila ada panduan terbaru, langsung disosialisasi beserta dengan diktum-diktum perubahan. Sehingga dosen langsung mendapatkan informasi yang up-to-date dan cepat membuat adaptasi proposal maupun laporan.
Tantangan saya ke depan bersama para dosen, adalah lebih mengintensifkan diseminasi hasil-hasil kajian dosen (bersama mahasiswa) lewat website prodi.

Dengan demikian, nilai sumberdaya dosen di Prodi Ilmu kelautan akan tetap qualified dan terjaga. Pekerjaan ini memang membutuhkan manpower yang tinggi dan bisa beradaptasi dengan teknologi informasi yang cepat. Sehingga, hasill kajian cepat menyebar dan kualitas riset turunannya akan menjadi lebih baik. Dengan demikian, bisa menjadi bahan perkuliahan yang terbaru untuk kegiatan pendidikan dan pengajaran.

*MAHASISWA ADALAH KLIEN, ORANG TUA ADALAH INVESTOR*
Mahasiswa Prodi Ilmu Kelautan dikenal sebagai mahasiswa berkarakter kuat dan tak segan menyampaikan pendapat.

Puluhan tahun lalu, banyak demo dilakukan mereka mulai dari kesetaraan tempat kuliah sampai pada gelar kesarjanaan. Semangat ini masih tetap ada dan sepertinya diturunkan turun-temurun. Untung saya pernah hidup diantara mahasiswa Ilmu Kelautan, sehingga saya mengerti iramanya. Pendekatan mahasiswa berkarakter kuat tidak bisa frontal. Emosi mereka lebih tinggi. Pendekatan elegan yang menghargai pemikiran mereka diperlukan.

Usaha lebih diperlukan untuk membelokkan air sungai yang deras, bukan menahannya.
Terlepas dari sikap itu, mahasiswa adalah klien. Merekalah harus mendapatkan layanan terbaik. Mereka telah membayar kuliah mereka lewat uang investasi orang tua mereka. Tanpa mereka, lembaga pendidikan tinggi tidak akan jalan, yang ada tinggal lembaga penelitian.

Dengan demikian, mereka harus diberi tempat selayaknya sebagai seorang klien di bank.
Pelayanan kepada klien bukan dengan hanya memberikan sajian tanpa berkualitas. Sajian perkuliahan harus berkualitas. Karena di suatu saat ketika mahasiswa harus memilih lebih jauh, sajian yang tak berkualitas tentu akan ditinggalkan.

Di era otonomisasi perguruan tinggi, sajian yang tidak berkualitas akan menghamburkan anggaran dan menghindarkan klien baru yang masuk. Pelayanan juga harus cepat dan terjangkau secara personal. Pengumuman papan tulis mulai jarang dilirik, mereka diarahkan untuk selalu membuka informasi melalui jaringan sosial media. Namun demikian, diperlukan juga cara tradisional.

Mahasiswa harus dikumpulkan secara berkala dalam sebuah rapat. Sehingga mereka mengenal satu sama lain lintas angkatan lebih dekat. Hal ini sangat diperlukan di Prodi Ilmu Kelautan karena Team Networking harus kuat terutama untuk pekerjaan di laut. Bila gagal, nyawa taruhannya. Semua harus mampu merasakan sensibilitas dan kebutuhan teman sekerja. Dengan demikian, disamping kegiatan akademik, pengembangan softskills mahasiswa tetap diangkat dengan melibatkan mereka dalam kegiatan sosial, hima, maupun kokurikuler pilihan mereka.

Hal ini diharapkan juga dapat mengangkat semangat kerjasama mereka.
Orang tua dan wali diberi kesempatan untuk menghubungi Korprodi lewat telepon pribadi, untuk mengetahui perkembangan anak/anak walinya.

Korprodi harus memampu meyakinkan orang tua tentang perkembangan anaknya. Kalau mampu diselesaikan di level prodi tidak perlu dibawa ke level birokrasi di atasnya. Kami selalu menganggap orang tua adalah pemilik aset. Keterbukaan harus dilakukan walau ketegasan harus ditarik. Prodi Ilmu Kelautan tidak menerima gratifikasi dalam bentuk apapun. Kami meyakinkan bahwa semua pengeluaran mahasiswa itu bisa dipertanggungjawabkan.

*PENGEMBANGAN MASA DEPAN: ANTISIPASI REVOLUSI INDUSTRI 4.0*
Kurikulum prodi harus cepat membaca dan beradaptasi terhadap kebutuhan pekerjaan masa depan. Gagal melakukan adaptasi maka sajian akan terasa hambar dan tidak akan diminati.

Dalam rangka mengantisipasi Gerakan Making Indonesia 4.0 lewat Revolusi Industri 4.0., Prodi Ilmu Kelautan telah mengantisipasinya dengan mengundang masukan alumni dan stakeholders di langkah awal penyusunan kurikulum. Kegiatan ini didahului dengan memaparkan existing condition dari kurikulum prodi dan dilanjutkan dengan kebutuhan Revolusi industri 4.0 Indonesia.

Kebutuhan-kebutuhan tersebut disinkronkan dengan kompetensi yang akan dicapai oleh calon sarjana dari Prodi Ilmu Kelautan.
Persiapan kurikulum ini juga diharapkan akan menjadi masukan dalam Pembuatan Rentsra prodi di tahun depan. Terutama dalam persiapan peningkatan level akreditasi Prodi di tingkat ASEAN dan di antara Institusi Pengelola Marine Science (Ilmu Kelautan) tingkat dunia (IMAREST Accreditation).

Akhirnya, harapan masa depan ini tentu saja harus disinkronkan dengan penyiapan dokumen universitas sebagai penunjang. Peraturan akademik yang yang adaptable dengan gerakan Making Indonesia 4.0 harus segera dikembangkan. Juga, tentu saja dengan persiapan infrastruktur penunjang menjadi World University. Bagi saya, untuk menyejajarkan diri dengan Universitas Indonesia bukan mengambil Universitas Indonesia sendiri sebagai patokannya.

Patokannya harus lebih tinggi dari dia. Sehingga, bila kita melewati mereka, bukan masalah. Semoga, program studi tetap menjadi pintu masuk keluar informasi dan output akademik yang baik. Mengingat di program studilah meja terdepan pelayanan universitas. Jendela dengan dunia luar.

Tentang Redaksi

seputarsulut.com memberikan kesempatan kepada anda yang ingin mempublikasikan berita/kejadian yang ada disekitar anda. Selain itu, Kami juga akan akan membantu mempromosikan usaha anda baik melalui seputarsulut.com maupun lewat situs jejaring sosial yang kami kelolah. Ayo berbagi informasi seputar sulawesi utara lewat facebook, Google+ atau anda bisa follow akun kami di twitter

Lihat juga

Pemkot Manado Siap Bantu Korban Bencana Palu Donggala

h Terkait Bencana di Sulawesi Tengah,  Pemkot Buka Posko Peduli Palu dan Donggala di Kantor Walikota.  …

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Silahkan jawab pertanyaan sebelum mengirimkan komentar: